Wie wird die Inventur gebucht und was macht die GuV?

Wenn ihr euch noch an unser allererstes Video zum Thema Jahresabschluss erinnert, wisst ihr, dass neben der Bilanz zum Jahresabschluss auch eine Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, gehört. 

Letztens haben wir die Bilanz fertig besprochen, also kommen wir jetzt zur GuV. 

Wie der Name schon sagt, ist die dafür da, den Gewinn oder Verlust eines Jahres zu ermitteln. 

Dementsprechend besteht die GuV aus den schon bekannten Aufwänden und Erträgen. 

Und wie ihr euch hoffentlich auch noch erinnert, bedeutet Aufwand immer Soll und Ertrag immer Haben. 

Jetzt sind aber “Aufwand” und “Ertrag” natürlich ziemlich allgemeine Begriffe.  

Um die Buchungssystematik erst mal zu verstehen, reichen die auch auf jeden Fall aus, deshalb haben wir in den letzten Videos auch immer einfach nur von “Aufwand” und “Ertrag” gesprochen.

In der Praxis müssen die Aufwände und Erträge aber genauer aufgegliedert werden. 

Denn sowohl für externe Personen, die sich euren Jahresabschluss angucken, als auch für euch selbst ist es natürlich wichtig zu wissen, ob ihr jetzt Umsatzerlöse habt oder Zinserträge und wie hoch eure Kosten für Personal oder Material ausfallen. 

Auch hierfür gibt es eine gesetzliche Gliederung. 

Die für die Bilanz stand ja im § 266 HGB, die für die GuV kommt ein bisschen weiter hinten, nämlich im § 275 HGB. 

Grundsätzlich fängt man immer erst mal mit den Erträgen an, denn von denen zieht man ja den Aufwand ab – andersrum wäre komisch. 

Und am wichtigsten ist natürlich immer, was mit dem Kern eurer Geschäftstätigkeit zu tun hat. 

Genau das findet man deshalb auch so in der Gliederung wieder. 

Los geht es als Erstes nämlich mit den Umsatzerlösen. 

Das sind einfach die Umsätze, die ihr mit eurem Geschäftszweck erzielt. 

Seid ihr zum Beispiel Bäcker, dann sind das die Umsätze, die ihr durch den Verkauf von Brot und Brötchen so macht. 

Dann kommen als Nächstes die sogenannten Bestandsveränderungen. 

Ihr habt bestimmt schon mal davon gehört, dass man eine Inventur machen muss. 

Genau die hat hiermit zu tun. 

Eine Inventur für den Jahresabschluss macht man immer zum Abschlussstichtag, also meistens zum 31.12. 

Und die Differenz zwischen dem Inventurbestand vom vorigen 31.12. zum 31.12. des Jahres, für das man jetzt den Abschluss macht, ist die Bestandsveränderung aus der GuV. 

Zusätzlich zu den Bestandsveränderungen in der GuV gibt es auf der Aktivseite der Bilanz ja auch noch den Warenbestand.  

Habt ihr bei der Inventur nun festgestellt, dass der Warenbestand höher ist, als im Vorjahr, dann ist der Warenbestand in der Bilanz logischerweise auch höher als im Vorjahr. 

Also muss der Warenbestand im Soll bebucht werden, denn wie ihr euch sicher noch erinnert, werden Aktiva im Soll bebucht, wenn ihr Wert steigt. 

Das Konto Bestandsveränderungen wird dann also im Haben bebucht, wir haben also einen Ertrag. 

Warenbestand I Bestandsveränderungen

Das macht auch Sinn, denn unterjährig werden die Kosten für den Wareneinkauf ja einfach als Aufwand, also im Soll erfasst. 

Wenn die eingekauften Waren in dem Jahr, in dem sie gekauft wurden, aber nicht auch wieder verkauft werden, dann gehört der Aufwand aus dem Kauf für diese unverkauften Waren nicht in dieses Jahr, sondern dann in eines der folgenden Jahre, in dem die Waren verkauft wurden. 

Denn beim Bilanzieren gehören Aufwände und Erträge ja in Sachen Buchhaltung immer in das Jahr, dem sie auch wirtschaftlich zuzuordnen sind.

Der für diese eingekauften Waren unterjährig gebuchte Aufwand muss also wieder zurückgedreht werden.  

Und das passiert durch diese Ertragsbuchung: “Warenbestand an Bestandsveränderungen”. 

Die Waren werden mehr, der Aufwand wird weniger. 

Sinkt der Warenbestand vom letzten 31.12. auf den aktuellen 31.12., dann wurde mehr verkauft als in diesem Jahr eingekauft wurde. 

Dementsprechend müssen Waren verkauft worden sein, die in Vorjahren eingekauft wurden.  

Der zu diesen Waren gehörende Aufwand gehört also dann in dieses Jahr, für das der Abschluss gerade erstellt wird, da sie ja in diesem Jahr erst verkauft wurden.

Deshalb ergibt dann auch die umgekehrte Buchung

Bestandsveränderungen I Warenbestand

Sinn. 

Wir haben einen Aufwand und der Aktivposten Warenbestand wird reduziert. 

Dann gibt es noch die sogenannten “Sonstigen betrieblichen Erträge”, in die alles Mögliche reinlaufen kann, mit Ausnahme von sowas wie erhaltenen Zinsen oder Wertpapiererträgen. 

Die werden weiter unten zusammen mit Zinsaufwendungen und sowas extra ausgewiesen. 

Sonstige betriebliche Erträge können zum Beispiel Mieteinnahmen aus einer Bürountervermietung sein. 

Genau wie bei den Erträgen fangen auch die Aufwände erst mal mit dem an, was in direktem Zusammenhang mit euren Produkten oder Dienstleistungen steht: Materialaufwand und Fremdleistungen. 

Also alles, was ihr einkauft, um euer Produkt überhaupt anbieten zu können. 

Materialaufwand erklärt sich ziemlich von selbst, Fremdleistungen sind Leistungen, die ihr extern einkauft. 

Das hättet ihr beispielsweise, wenn ihr als Handwerker einen weiteren Handwerker aus einem anderen Handwerk beauftragen müsst, um etwas zu bauen oder herzustellen. 

Aber natürlich werden viele von euch nicht alle Aufgaben, die ihr nicht alleine stemmen könnt, komplett extern beauftragen. 

In dem Fall stellt ihr Personal ein. 

Und der Personalaufwand ist so wichtig, dass auch er einen eigenen Posten in der Gewinn- und Verlustrechnung bekommt. 

Dazu gehören dann neben den Gehältern aber auch die Sozialabgaben, die ihr mit den Arbeitgeberanteilen für eure Arbeitnehmer tragt. 

Die Arbeitnehmeranteile und die Steuern sind für euch aber kein Aufwand, auch wenn ihr die Beiträge und Steuern für eure Arbeitnehmer an die Krankenkassen und das Finanzamt abführt, denn die werden dem Arbeitnehmer ja vom Brutto abgezogen. 

Die stecken also in den Bruttogehältern schon drin und dürfen deshalb nicht noch mal zusätzlich als Aufwand berücksichtigt werden, sonst wäre das doppelt.

Aufwand in Sachen Personal ist also für euch: Bruttogehälter + Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.

Jetzt haben wir also Material und Menschen, aber natürlich braucht man auch noch viele Dinge, um ein Unternehmen betreiben zu können. 

Das können Maschinen sein, Autos, Gebäude, Laptops, Handys und und und. 

Die benutzt man ja aber nicht nur ein Jahr lang und deshalb müssen die Kosten für die Anschaffung solcher Dinge abgeschrieben werden. 

Was genau Abschreibungen sind, wann man abschreiben muss und wie das funktioniert, haben wir euch hier auch schon genau erklärt. 

Diese Abschreibungen sind Aufwände, die an nächster Stelle auch gesondert ausgewiesen werden. 

Danach kommt dann der große Batzen der “Sonstigen betrieblichen Aufwendungen”, in die alles reinläuft, was sonst noch so anfällt, um euer Unternehmen am Laufen zu halten. 

Das fängt bei Mieten und Nebenkosten an, geht über Softwarelizenzen, Instandhaltungen und KFZ-Kosten bis hin zu Telefon- und Internetkosten und Büromaterial. 

Also alles, was vom Charakter her eher “allgemein” ist und nicht direkt mit eurem Produkt zusammenhängt. 

Wie vorhin schon erwähnt werden Zinserträge und –aufwendungen extra ausgewiesen und zwar als Nächstes. 

Es werden also erst ALLE anderen Erträge und Aufwände aufgelistet und erst dann kommen Zinserträge und –aufwendungen neben Dingen wie Erträgen aus Beteiligungen. 

Zum Abschluss gibt es dann noch die Steuern und danach landet man beim sogenannten Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag. 

Vereinfacht gesagt also Gewinn oder Verlust. 

Und dieses Ergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung wandert dann in die Bilanz, um genau zu sein ins Eigenkapital. 

Wieso und was Eigenkapital eigentlich ist, haben wir euch hier genauer erklärt. 

Hinweis: Bei unseren Videos und Beiträgen handelt es sich nicht um steuerliche Beratung. Auch erheben unsere Videos und Beiträge keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wir formulieren hier einfach und verständlich, daher erheben wir auch keinen Anspruch auf steuerrechtlich vollkommen korrekte Begrifflichkeiten. Für steuerliche Beratung wendet euch bitte an euren Steuerberater.