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Was sind E-Rechnungen und muss ich die schreiben?



Ihr habt es sicher alle irgendwo mitbekommen: Dieses Jahr ist wohl das größte neue Thema im Bereich Steuern und Unternehmertum die E-Rechnung

Weil aber nicht alle von euch ab sofort E-Rechnungen schreiben müssen, wollen wir euch heute einmal kurz upwrappen, was man alles seit diesem Jahr berücksichtigen muss und was in Zukunft noch so passiert.  

Fangen wir erst mal damit an, was E-Rechnungen denn überhaupt sind. 

Man könnte nämlich natürlich auf die Idee kommen, dass E-Rechnungen zum Beispiel digitale Rechnungen, also PDFs sind, die man per Mail verschickt. 

Und wenn man das dann vorher schon gemacht hat, könnte man ja denken, dass man gar nichts verändern müsste. 

PDF-Rechnungen sind aber eben keine E-Rechnungen

E-Rechnungen müssen ein sogenanntes “strukturiertes elektronisches Format” haben und auch elektronisch weiterverarbeitet werden können. 

Vielleicht habt ihr schon mal von dem Format ZUGFeRD gehört, denn das wurde bisher auch schon häufiger genutzt. 

ZUGfERD erfüllt die Anforderungen an E-Rechnungen, aber erst ab der Version 2.0.1. 

Die ZUGFeRD Rechnung ist vermutlich die Variante, für die sich die meisten entscheiden werden.

Erstens weil das Format jetzt schon verbreiteter ist und zweitens, weil die ZUGFeRD Rechnung eben nicht NUR einen strukturierten elektronischen Datensatz liefert, sondern zusätzlich auch noch eine Bilddatei aka eine PDF. 

Das heißt dieses Format ist auch für Menschen und nicht nur für Maschinen lesbar. 

Das weitere führende Format für die E-Rechnung ist die sogenannte XRechnung

Die wird im öffentlichen Auftragswesen schon häufiger eingesetzt und besteht nur aus einer XML-Datei. 

Um die Rechnung als Mensch lesen zu können, braucht man dann ein Visualisierungstool. 

Wichtig ist aber – und dabei ist egal, welches Format genutzt wird – dass solche E-Rechnungen dann eben elektronisch übermittelt, empfangen und auch gespeichert werden. 

Schreibt ihr selbst E-Rechnungen, könnt ihr also nicht einfach den PDF-Teil eurer ZUGFeRD-Rechnungen ausdrucken und per Post verschicken. 

Und genauso wenig könnt ihr E-Rechnungen, die ihr zum Beispiel per Mail empfangt, einfach ausdrucken und abheften und die Mail löschen. 

Ihr müsst den Datensatz stattdessen in seiner ursprünglichen Form aufbewahren und zwar – zumindest nach aktuellem Recht – mindestens 10 Jahre. 

Jetzt fragt ihr euch aber natürlich, ob ihr damit überhaupt irgendwas zu tun haben müsst. 

Die kurze Antwort: Ja. 

Die etwas längere Antwort: Es kommt drauf an, was ihr selbst genau macht und von wem ihr so Rechnungen bekommt. 

Grundsätzlich ist man als umsatzsteuerlicher Unternehmer erst mal zur Ausstellung von E-Rechnungen gegenüber anderen inländischen Unternehmern verpflichtet. 

Rechnungen an ausländische Unternehmer und Privatpersonen müssen also nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. 

Es gibt aber zusätzlich noch ein paar Rechnungsarten, die von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind. 

Das betrifft Rechnungen für einige umsatzsteuerfreie Leistungen wie zum Beispiel umsatzsteuerfreie Vermietung. 

Und außerdem müssen auch sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. 

Wenn ihr jetzt also ausschließlich Rechnungen an Privatpersonen schreibt, müsst ihr nicht zwingend E-Rechnungen ausstellen. 

Wenn ihr aber teils Rechnungen schreibt, die als E-Rechnung geschrieben werden müssen und teils welche, für die ihr die E-Rechnung nicht zwingend nutzen müsst, dann ergibt es Sinn, trotzdem alle Rechnungen als E-Rechnung zu schreiben. 

Wenn ihr das ZUGFeRD-Format nutzt, ist es für eure Privatkunden beispielsweise auch gar nicht schlimm, dass ihr E-Rechnungen schreibt, denn durch die PDF, die beim ZUGFeRD-Format mitgeneriert wird, können sie die Rechnung ja trotzdem problemlos angucken. 

Und für Privatpersonen, die auf Rechnungen per Papier bestehen, könnt ihr das dann ja trotzdem ausdrucken, denn dadurch, dass ihr denen keine E-Rechnungen schicken müsst, müsst ihr dann auch nicht zwingend elektronisch versenden. 

Deshalb ist es dann sinnvoller, alles einheitlich auf E-Rechnung umzustellen. 

Empfangen können müsst ihr als Unternehmer E-Rechnungen aber in jedem Fall seit diesem Jahr

Ihr müsst also jedem anderen Unternehmer, die Möglichkeit bieten, E-Rechnungen elektronisch an euch senden zu können. 

Und zwar egal, ob ihr selbst E-Rechnungen versendet oder versenden müsst. 

Ihr müsst dem Erhalt von E-Rechnungen seit diesem Jahr auch nicht mehr zustimmen, also können die Unternehmen das auch ohne euer OK machen. 

Und wehren könnt ihr euch dagegen auch nicht, selbst wenn ihr lieber Papier haben wollt. 

Deshalb solltet ihr euch – falls nicht schon passiert – asap darum kümmern, dass ihr das auf die Straße bringt, denn es könnte jederzeit passieren, dass eine E-Rechnung bei euch reinflattern will. 

Das ist aber das einzige, was seit diesem Jahr schon für alle Unternehmer verpflichtend gilt. 

Die Pflicht, selbst E-Rechnungen zu schreiben, kommt schleichender, weil man eben weiß, dass solche Umstellungsprozesse manchmal ein bisschen brauchen. 

Deshalb dürft ihr mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2026 weiter “normale” PDF-Rechnungen oder auch Papierrechnungen schreiben. 

Wenn ihr die Zustimmung von eurem Kunden aber nicht bekommt, habt ihr Pech und müsst dann eben auch E-Rechnungen schreiben. 

Wäre also auch hier ganz sinnvoll, sich frühzeitig damit zu befassen und proaktiv die Umstellung auf E-Rechnung vorzunehmen, selbst wenn ihr das jetzt noch nicht verpflichtend müsst, damit ihr in so einer Situation nicht blöd dasteht. 

Bis Ende 2027 gibt es diese Möglichkeit, mit Zustimmung des Empfängers auf die E-Rechnung zu verzichten, zwar auch noch, dann aber nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €

Ab 2028 ist es dann aber auch für alle Prokrastinierer vorbei – ab dann müssen nämlich alle Rechnungen, die unter die E-Rechnungspflicht fallen, auch wirklich als E-Rechnung ausgestellt werden. 

Ihr seht also, dass das kein Thema ist, was ihr jetzt noch ewig vor euch herschieben solltet. 

Aber ihr braucht euch auch nicht allzu viele Sorgen zu machen: Wenn ihr ein vernünftiges Rechnungsschreibungstool benutzt – und das tut ihr hoffentlich, wenn ihr unsere Videos guckt – dann sollte das mit den E-Rechnungen kein Hexenwerk sein. 

Falls ihr noch auf der Suche nach einem vernünftigem Rechnungsschreibungstool seid, könnt ihr einmal auf unsere "Partner"-Seite schauen. 

Und wenn ihr noch mehr Tipps zum Gründen, zur Buchhaltung und zu allem, was ihr als Unternehmer noch so wissen solltet, braucht, wäre unser Buch etwas für euch.




Hinweis: Bei unseren Videos und Beiträgen handelt es sich nicht um steuerliche Beratung. Auch erheben unsere Videos und Beiträge keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wir formulieren hier einfach und verständlich, daher erheben wir auch keinen Anspruch auf steuerrechtlich vollkommen korrekte Begrifflichkeiten. Für steuerliche Beratung wendet euch bitte an euren Steuerberater.




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