Endlich die Gehaltsabrechnung verstehen - Schritt für Schritt Tutorial
- Wir lieben Steuern
- 6. Okt.
- 6 Min. Lesezeit
Manche von euch müssen sie erstellen und viele von euch bekommen sie jeden Monat – die Gehaltsabrechnung.
Was genau da eigentlich alles so draufsteht und wie das Ganze überhaupt funktioniert, wissen aber nur die wenigsten.
Das wollen wir heute ändern, damit ihr nicht mehr verwirrt auf diesen Wisch starrt, weil ihr im Zweifel gar nicht so genau wisst, was da eigentlich passiert.
Fangen wir erst mal damit an, wofür die Gehaltsabrechnung überhaupt da ist.
Denn schließlich könnte man doch auch einfach Geld vom Arbeitgeber bekommen und gut ist, oder?
Nein, denn es gibt ja Abzüge - also Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.
Damit man sehen kann, wie hoch das Brutto ist, wie viele Beiträge abgeführt wurden und wie sich damit das Netto ergibt, braucht man eben diese Gehaltsabrechnung.
Denn niemand will ja sein Netto auf der Basis “Vertrau mir Bruder” bekommen.
Die Abzüge, die der Arbeitgeber einbehält und an das Finanzamt und die Krankenkassen abführt, ergeben sich aus euren individuellen sogenannten elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen, kurz ElStAM.
Früher war das mal die Lohnsteuerkarte.
Heute ist das alles digital – und zwar immer.
Das bedeutet also auch, dass der Arbeitgeber zwingend digital mit dem Finanzamt und den Krankenkassen kommuniziert, also alle notwendigen Infos übermittelt.
Auf einer Gehaltsabrechnung kann man die in dem jeweiligen Monat berücksichtigten ElStAM aber auch ablesen.
Meistens stehen diese Infos ganz oben auf der Abrechnung.
Arbeitet der Arbeitgeber oder sein Steuerberater mit DATEV – das ist das gängigste Programm, das Steuerberater nutzen – dann sieht die Gehaltsabrechnung ungefähr so aus:

Diese komischen kleinen Kästchen oben drüber sagen einem alles, was man über die Person abrechnungstechnisch so wissen muss.
Die Personalnummer ist in vielen Unternehmen nicht so relevant, aber danach geht’s schon los – ihr seht das Geburtsdatum und direkt daneben die Steuerklasse.
Hier kann es übrigens auch schon mal sein, dass noch eure alte Steuerklasse da steht, obwohl ihr sie gewechselt habt – das ist dann einfach eine Sache von Zeitversatz und sollte sich von selbst beheben.
Denn wenn ihr die Steuerklasse wechselt, meldet das Finanzamt das dem Arbeitgeber ganz automatisch elektronisch und auch den Zeitpunkt, ab wann die neue Steuerklasse gilt.
Wurde ein Monat noch mit der alten Steuerklasse abgerechnet, obwohl die neue eigentlich schon gelten müsste, wird der Monat dann, sobald die Meldung dem Arbeitgeber vorliegt, automatisch korrigiert.
Das Feldchen “Faktor” daneben ist nur ausgefüllt, wenn man Steuerklasse 4/4 mit Faktor hat.
Im nächsten Feld kann nur dann etwas stehen, wenn man Kinder hat – aber es muss nichts da stehen.
Denn es kann sein, dass der Kinderfreibetrag komplett beim anderen Elternteil berücksichtigt wird oder dass das Kind steuerlich nicht mehr als Kind gilt.
Die Eltern sollten aber gemeinsam in Summe dort die Anzahl der steuerlich noch als Kinder geltenden Kinder vorfinden.
Dann kann man noch die hinterlegte Konfession erkennen – auch hier gilt: Es kann einen Zeitversatz zwischen Austritt und der Berücksichtigung in der Gehaltsabrechnung geben, auch das sollte dann aber automatisch korrigiert werden.
Die beiden Felder zum Freibetrag lassen wir mal außen vor, denn den muss man beantragen und diejenigen, die das machen, wissen dann auch im besten Fall, was das ist.
Aber das kommt eben nicht sooo oft vor.
DBA ignorieren wir auch, denn auch das gibt es nicht so oft und ist nur dann interessant, wenn es ums Ausland geht.
Das nächste Feld ist wieder etwas interessanter, denn hier kann man erkennen, ob die sogenannte Midijob-Regelung angewendet wird.
Verdient der Arbeitnehmer unterhalb der Midijobgrenze, kann die nämlich angewendet werden, muss sie aber nicht.
Die Steuertage daneben sind eine rechnerische Größe, die auch erst mal nicht so wichtig ist.
Gehen wir eine Zeile runter, sehen wir wieder etwas Wichtiges: Die SV-Nummer.
Das ist die Sozialversicherungsnummer, die ihr irgendwann mal in einem Schreiben, dem sogenannten Sozialversicherungsausweis, mitgeteilt bekommen habt.
Wenn ihr dieses Schreiben nicht mehr findet, kann euch aber auch die Krankenkasse eure Sozialversicherungsnummer nennen und ihr findet sie auch auf Schreiben, die ihr von der deutschen Rentenversicherung bekommt.
Neben der SV-Nummer steht dann die Krankenkasse des Arbeitnehmers – manchmal etwas kryptisch, davon dann nicht irritieren lassen, aber wenn es eine komplett andere Krankenkasse ist als die, die es sein sollte, darf man gerne hellhörig werden.
Der Arbeitgeber sollte zwar dann auch eine Info von der Krankenkasse bekommen, dass es dort keinen passenden Versicherten gibt, aber an dieser Stelle kann man eben auch schon vorgreifen, wenn man weiß, dass es nicht passt.
Es kann übrigens eine total unbekannte Versicherung da drin stehen, wenn ihr zum Beispiel privat krankenversichert seid.
Denn der Arbeitgeber muss dann trotzdem eine gesetzliche Krankenkasse angeben, um die Beiträge zur Rentenversicherung abführen zu können.
Dahinter könnt ihr auch noch den Krankenkassen-Beitragssatz inklusive Zusatzbeitrag ablesen.
Danach seht ihr ein paar kryptische Zahlen, die aber mehr aussagen als man denkt.
Als erstes seht ihr den sogenannten Personalgruppenschlüssel.
Der sagt aus, um welche Art von Arbeitnehmer es sich handelt.
Ganz normale Arbeitnehmer zum Beispiel haben die Nummer 101, Azubis die 102, Praktikanten die 105, Werkstudenten die 106 und Minijobber die 109.
Es gibt aber auch noch den Beitragsgruppenschlüssel.
Der sagt aus, ob der Arbeitnehmer versicherungspflichtig in der Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung ist.
Meistens werdet ihr hier die Zahlenkombination 1111 sehen.
Das bedeutet: Ganz normal versicherungspflichtig in allen vier Versicherungen.
Auch noch ziemlich häufig ist 6500 für Minijobber, die sich vom freiwilligen Eigenanteil zur Rentenversicherung befreit haben oder 6100 für Minijobber, die auf die Befreiung verzichtet haben.
Auch 0110 bei privat Versicherten, die die Beiträge selbst an die Krankenkasse bezahlen oder 9111 bei freiwillig gesetzlich Versicherten, für die der Arbeitgeber die Beiträge an die Krankenkasse zahlt.
Im Feld “Um.” seht ihr eine 1, wenn der Arbeitgeber die Umlage 1 zahlt.
Die ist dafür da, dass der Arbeitgeber einen Teil des Gelds, was er im Fall von Krankheit weiterzahlt, von der Krankenkasse erstattet bekommt.
Die SV-Tage sind uns auch mal wieder egal, weil nicht so wichtig.
Dann seht ihr noch das Eintritts- und – falls es eins gibt – das Austrittsdatum und die Steuer-ID.
Im Feldchen “MFB” könnt ihr erkennen, ob es eine sogenannte Mehrfachbeschäftigung gibt – also mehr als einen “normalen” Job, der eben kein Minijob ist.
Rechts kann man – wenn der Arbeitgeber das pflegt – dann noch einige Infos zum Urlaubsanspruch, genommenem Urlaub, Resturlaubstagen, Krankheitstagen und Überstunden sehen.
Der wirklich interessante Teil ist dann der in der Mitte.
Hier seht ihr nämlich, woraus sich das Gehalt zusammensetzt.
Jede dieser Zeilen ist eine sogenannte Lohnart.
Und jede Zeile hat hier hinten so Buchstaben stehen, zu denen es ganz unten eine Legende gibt.
Die erste Spalte gibt Infos dazu, wie der Bezug steuerlich behandelt wird, die zweite wie er sozialversicherungsrechtlich behandelt wird und die dritte, ob er in das sogenannte Gesamtbrutto eingeht.
Das Gesamtbrutto ist dann das, was man nachher in der Lohnsteuerbescheinigung sieht.
Jetzt alle Buchstaben durchzukauen ist vermutlich nicht besonders sinnvoll, aber was wichtig ist: Ist ein Bezug steuer- und/oder sozialversicherungsfrei, erkennt ihr das an einem F.
Soll es also zum Beispiel einen monatlichen Sachbezug wie eine Tankkarte steuer- und SV-frei geben, muss in Spalte 1 und 2 ein F stehen, sonst hat das nicht geklappt.
Nach einem F könnt ihr also immer mal Ausschau halten.
Unter dem Bereich mit den Gehaltsbestandteilen seht ihr dann immer die Basis für die Berechnung der Abzüge und dahinter, wie hoch die Abzüge sind.
Unten in den Netto-Bezügen und -Abzügen seht ihr immer dann was, wenn der Arbeitgeber außerhalb der “normalen” Beiträge und Steuern etwas von euch einbehalten muss oder wenn ihr oben in dem Bereich mit den Gehaltsbestandteilen etwas habt, was nicht in Geld ausgezahlt wird.
Also zum Beispiel der monatliche Sachbezug von 50 Euro.
Der steht oben als steuer- und SV-frei drin, aber wird euch ja eben nicht in Geld ausgezahlt und wird daher in genau der Höhe hier wieder abgezogen.
Stattdessen landen diese 50 Euro dann auf eurer Tankkarte beispielweise.
Ganz unten seht ihr dann noch, wie viel letztendlich auf welches Konto des Arbeitnehmers geht.
Aber ihr könnt auch noch sehen, welche Kosten der Arbeitgeber insgesamt hatte.
Der kleine Block “Verdienstbescheinigung” hier summiert die Gehaltsabrechnungen einfach nur fortlaufend auf, sodass ihr hier eine Jahresübersicht habt.
Übrigens braucht man die Gehaltsabrechnung eigentlich nicht für die Einkommensteuererklärung.
Denn die Lohnsteuerbescheinigung weist das alles einfach in einem aus und wird dem Finanzamt auch elektronisch übermittelt.
Weil das jetzt ganz schön viel war, lasst das doch erst mal sacken.
Wenn ihr noch ein Video dazu haben wollt, was der Arbeitgeber so alles machen muss, um Gehaltsabrechnungen zu erstellen und wie das alles abläuft, dann gebt uns in den Kommentaren auf YouTube gerne Bescheid.
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Hinweis: Bei unseren Videos und Beiträgen handelt es sich nicht um steuerliche Beratung. Auch erheben unsere Videos und Beiträge keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wir formulieren hier einfach und verständlich, daher erheben wir auch keinen Anspruch auf steuerrechtlich vollkommen korrekte Begrifflichkeiten. Für steuerliche Beratung wendet euch bitte an euren Steuerberater.
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