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Buchhaltung automatisieren und Kopfschmerzen sparen



In unserer Kanzlei sehen wir es immer wieder - das Zusammensammeln von Buchhaltungsunterlagen stellt viele Unternehmer vor unüberwindbare Hürden.

Dabei ist das eigentlich gar nicht so schwer und auch gar nicht so schlimm.

Wie läuft es jetzt?


Also, worum gehts?

Es geht darum, dass es für viele Unternehmer nahezu ein Ding der Unmöglichkeit ist, dafür zu sorgen, dass am Ende des Monats alle Buchhaltungsbelege beisammen sind, damit daraus dann die Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung erstellt werden kann.

In vielen Unternehmen ist das ein total aufwendiger und zeitraubender Prozess, der oft aus einer unendlichen Aneinanderreihung von Aufgaben besteht, die allesamt eigentlich auch von einem dressierten Affen erledigt werden können.

Man hat aber in der Regel keine dressierten Affen - man hat entweder nur sich selbst oder Mitarbeiter - und keiner von diesen Personen hat Lust auf diesen Schwachsinn.

Und am Ende hat man dann trotzdem oft unvollständige Belege, die entweder in der internen Buchhaltungsabteilung oder beim Steuerberater oder halt bei einem selbst zu unendlicher Frustration führen, weil unvollständige Belege zu Rückfragen und Korrekturschleifen führen, die Zeit und Nerven kosten, die man kurz vorm Umsatzsteuer-Termin eigentlich nicht hat.

Häufig kann man sich den Ablauf, gerade bei Soloselbständigen, in etwa so vorstellen: Kurz vorm 10. - am 10. muss die Buchhaltung immer allerspätestes fertig sein - werden aus allen möglichen Löchern irgendwelche Buchhaltungsbelege gezogen.

Aus dem Schuhkarton, in den immer alle Rechnungen geworfen werden, die per Post ankommen, aus dem Handschuhfach, in das immer die Rechnungen geworfen werden, die per Post bei den Eltern ankommen, aus dem Gmail Postfach, dem anderen Gmail Postfach, dem Unternehmens-E-Mail Postfach und aus der Hosentasche in die immer alle Quittungen gestopft werden.

Das geht aber auch nur noch, wenn die Jeans nicht schon in der Wäsche waren.

Das ist bei vielen der Status Quo.

Und das ist zeitaufwendig und jeden Monat aufs Neue ätzend.

Und das ist auch der Grund, aus dem viele Unternehmer finden, dass Buchhaltung das Schlimmste an der Selbständigkeit ist.

Bei großen Unternehmen landen vielleicht nicht so viele Rechnungen im Briefkasten der Eltern, dafür aber beim Geschäftsführer zuhause, in E-Mail Postfächern von 20 verschiedenen Mitarbeitern und vermutlich steht auch noch irgendwo ein Fax rum.

Und in großen Unternehmen werden alle Rechnungen dann gerne ausgedruckt und auch noch 4 mal kopiert - für’s Lager, für den Einkauf, für die Geschäftsführung, und für die Buchhaltung.

Und dann kommen die alle in einen „Unbezahlt”-Ordner und sobald die bezahlt wurden, werden sie in einen „Bezahlt”-Ordner umgeheftet.

Bezahlt wird aber erst, wenn alle Rechnungsexemplare aus allen Abteilungen mit dem Freigabekürzel wieder zurück in der Buchhaltung sind.

Das ist leider traurige Realität in deutschen Unternehmen.

Man kann das so machen wie gerade beschrieben - muss man aber nicht.

Man kann das Ganze auch so umstellen oder besser noch von Anfang an so aufstellen, dass sich das Zusammensammeln von Belegen eigentlich von alleine erledigt.


Geschäftskonto optimieren


Ganz wichtig ist dafür erstmal: Ihr braucht ein separates Geschäftskonto mit EC-Karte und Barzahlungen solltet ihr einfach komplett vermeiden.

Was man außerdem auch noch vermeiden sollte, sind private Zahlungen vom Geschäftskonto.

Lieber einmal oder zweimal im Monat einen größeren Betrag auf das private Konto überweisen und dann das Geschäftskonto wirklich nur für Geschäftliches nutzen.

Das aber wirklich Wichtigste ist Folgendes:


Eingangsrechnungen automatisieren


Richtet ein E-Mail-Postfach ein, das keinen anderen Zweck hat, als euer Sammelbecken für Rechnungen zu sein.

Gebt dem Postfach irgendeinen idiotensicheren Namen, wie: Eingangsrechnungen@profiunternehmer.de und gebt diese E-Mail-Adresse an alle eure Lieferanten, damit sie Rechnungen künftig immer nur noch hierherschicken.

Manchen Lieferanten muss man hier noch ein bisschen auf die Füße treten, aber die allermeisten Unternehmen sind mittlerweile in der Lage dazu, Rechnungen per Mail zu verschicken.

Und das machen sie meistens auch gerne.

Spart nämlich Porto und Verwaltungsaufwand.

Außerdem müsst ihr diese E-Mail-Adresse auch bei allen Online-Lieferanten hinterlegen, damit von dort die Rechnungen auch zentral in dem Eingangsrechnungen@profiunternehmer.de Postfach landen.

Wie es jetzt weitergeht, hängt davon ab, ob ihr die Buchhaltung an einen Steuerberater outgesourced habt oder ob sie selber macht.

Macht sie ein Steuerberater für euch, dann sollte der euch eine E-Mail-Adresse geben können, an die ihr eine automatische Weiterleitung auf eure Eingangsrechnungen@profiunternehmer.de Adresse legen könnt.

Zumindest sollte er das können, wenn er sich seit den 1980er Jahren ein bisschen weiterentwickelt hat.

So landen schon mal alle eure E-Mail-Rechnungen beim Steuerberater, ohne dass ihr dafür irgendwas tun müsst.

Erstellt ihr die Buchhaltung selber, könnt ihr zwischen euer Eingangsrechnungen@profiunternehmer.de Postfach und das Buchhaltungstool noch so ein Crawling-Tool schalten, dass die Belege aus dem E-Mail-Postfach rauszieht und dann in das Buchhaltungstool rüberschiebt, falls euer Buchhaltungstool euch nicht auch eine Mail-Adresse liefert, an die ihr alle Mails automatisch weiterleiten könnt.

So landen dann alle digitalen Rechnungen dort, wo ihr sie braucht.

Bei den Belegen für die Zahlungen mit der EC-Karte hängt das weitere Vorgehen auch wieder davon ab, wer die Buchhaltung macht.

Macht ihr sie selber, hat die App zu eurem Buchhaltungstool bestimmt eine Fotofunktion, mit der ihr die Belege direkt fotografieren und in das Tool hochladen könnt. Macht der Steuerberater die Buchhaltung, kann auch der euch eine Foto-App zur Verfügung stellen, mit der die Belege fotografiert werden und zum Steuerberater geschickt werden können sollen.

Aber auch das kann er wieder nur, wenn er sich seit 1980 weiterentwickelt hat (Spoiler Alert: Haben nicht alle).

Warum ihr euch so Kopfschmerzen spart


Und wenn ihr das so durchzieht, ist in der laufenden Zusammenstellung der Buchhaltungsbelege euer einziges aktives To-Do das Fotografieren von Belegen bei EC-Kartenzahlungen.

Und das kann man ja direkt nach dem Bezahlen noch an der Kasse machen.

Das kostet einen ja nur ungefähr 20 Sekunden.

Solltet ihr noch irgendwelche oldschool Lieferanten haben, die keine Rechnungen per Mail schicken können, müsst ihr diese Belege halt auch noch abfotografieren.

Aber ansonsten landen alle Belege automatisiert dort, wo sie gebraucht werden.


Zahlungen automatisieren


Was das Thema Bezahlen angeht, handhaben wir es zum Beispiel so, dass unsere Lieferanten alle ein SEPA-Mandat von uns haben.

Viele Unternehmer tun sich damit ein bisschen schwer, weil sie damit gefühlt die Kontrolle über das Geld auf ihrem Konto verlieren.

Das ist natürlich Geschmacksache.

Vorteil an den SEPA-Mandaten ist aber ganz klar, dass wir keine Zeit damit verschwenden, Geld zu überweisen.

Unsere Lieferanten buchen einfach ab.

Wir haben unser Konto aber auch immer gut im Blick und würden sofort merken, wenn jemand was abbucht, wofür uns keine Rechnung vorliegt.

Außerdem fällt allerspätestens bei der Erstellung der Buchhaltung auf, wenn für Abbuchungen Belege fehlen.

Was außerdem auch eine praktische Lösung ist: In die gängigen Buchhaltungstools kann man Geschäftskonten einbinden.

Das bedeutet einerseits ihr könnt direkt aus dem Buchhaltungstool heraus bezahlen und andererseits, dass ihr so meistens auch direkt angezeigt bekommt, wenn einer Bankbewegung noch kein Beleg zugeordnet ist.

Wenn ihr schon so groß seid, dass bei euch im Unternehmen Zahlungsfreigaben nötig sind, kann auch das Problem mit entsprechenden Apps gelöst werden.

Dafür muss man Rechnungen nicht mehr viermal kopieren und im ganzen Haus verteilen.



Hinweis: Bei unseren Videos und Beiträgen handelt es sich nicht um steuerliche Beratung. Auch erheben unsere Videos und Beiträge keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wir formulieren hier einfach und verständlich, daher erheben wir auch keinen Anspruch auf steuerrechtlich vollkommen korrekte Begrifflichkeiten. Für steuerliche Beratung wendet euch bitte an euren Steuerberater.



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