Lohnnebenkosten explodieren! 10 Benefits für mehr Netto - Eure Steuerfragen
Du willst Deinem Mitarbeiter 500 Euro mehr im Monat geben?
Dann kostet Dich das als Arbeitgeber nicht einfach 500 Euro.
Je nach Situation kommen auf das Bruttogehalt noch Arbeitgeberbeiträge und weitere Personalkosten oben drauf.
Und beim Mitarbeiter?
Bei dem kommen natürlich nicht 500 Euro auf dem Konto an.
Und genau deshalb stellt sich für viele Unternehmer eine interessante Frage:
Was kann ich Mitarbeitern sinnvoll an steuer- und abgabenfreien Alternativen geben?
Die gute Nachricht: Da gibt es sogar erstaunlich viele Möglichkeiten.
Aber – und das ist wichtig – nicht alles, was im Internet als „steuerfreier Mitarbeiter-Benefit“ verkauft wird, ist tatsächlich steuerfrei.
Deshalb schauen wir uns heute an, welche Benefits wirklich interessant sind, wo die Grenzen liegen, welche Leistungen sich besonders für kleine Unternehmen lohnen und welche vermeintlichen Steuertricks Du besser vergessen solltest.
DAS GRUNDPROBLEM – WARUM NICHT EINFACH 500 € MEHR GEHALT?
Du möchtest Deinem Mitarbeiter etwas Gutes tun und sagst:
„Ich erhöhe Dein Gehalt um 500 Euro.“
Die 500 Euro werden zunächst Teil des Bruttolohns.
Darauf fallen für den Arbeitnehmer Lohnsteuer und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung an.
Und auch für Dich als Arbeitgeber entstehen zusätzliche Arbeitgeberbeiträge.
Das bedeutet:
500 Euro mehr auf der Gehaltsabrechnung können Dich deutlich mehr als 500 Euro kosten – und beim Mitarbeiter kommt deutlich weniger als 500 Euro extra an.
Natürlich hängt die tatsächliche Höhe von Steuerklasse, Einkommen, Beitragsbemessungsgrenzen und der individuellen Situation ab.
Aber das Grundprinzip ist entscheidend:
Nicht jeder Euro Arbeitgeberaufwand kommt beim Arbeitnehmer an.
Das muss aber nicht so sein.
DIE GOLDENE REGEL: „ZUSÄTZLICH ZUM GEHALT“
Bevor wir anfangen, irgendwelche Gutscheine und Zuschüsse zu verteilen, kommt die wichtigste Regel:
Die allermeisten Steuerbefreiungen funktionieren nur, wenn der Arbeitgeber die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt.
Einfach zu sagen „Du bekommst statt 3.500 € jetzt 3.450 € Gehalt plus 50 € Gutschein” hilft also genau gar nichts und sorgt im Zweifel sogar für richtig viel Ärger, wenn es dann irgendwann in einer Prüfung auffliegt.
NUMMER 1: DER 50 € GUTSCHEIN
Das ist wahrscheinlich einer der bekanntesten Benefits.
Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern unter bestimmten Voraussetzungen monatlich bis zu 50 Euro als Sachbezug zukommen lassen.
Wichtig: Es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag.
Das ist ein riesiger Unterschied.
Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind und der Sachbezug beispielsweise 50 Euro beträgt, kann er steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben.
Bei 51 Euro ist aber nicht einfach nur 1 Euro steuerpflichtig.
Weil es eine Freigrenze ist, werden in dem Fall die kompletten 51 Euro steuer- und abgabenpflichtig.
Was kann unter diese Regelung fallen?
Zum Beispiel bestimmte Gutscheine oder Geldkarten, die aber strenge Voraussetzungen haben wie zum Beispiel, dass sie nicht in Geld umgetauscht werden können.
Oder auch wenn der Arbeitgeber direkt Kosten für den Mitarbeiter zahlt wie zum Beispiel den Fitnessstudiobeitrag.
Eine normale Überweisung von 50 Euro auf das Konto des Mitarbeiters ist kein steuerfreier Sachbezug, auch nicht als Erstattung von Kosten.
NUMMER 2: ÖFFI TICKETS
Der nächste Punkt ist für viele Arbeitnehmer extrem interessant: ÖPNV
Arbeitgeberleistungen für bestimmte öffentliche Verkehrsmittel können steuer- und abgabenfrei sein.
Das ist für einen Mitarbeiter deutlich mehr wert als irgendein kleiner Rabatt.
Denn wenn jemand ohnehin jeden Monat ein Ticket benötigt, macht ein Arbeitgeberzuschuss plötzlich Einkommen verfügbar, das vorher dafür draufgegangen ist.
Aber auch hier: Nicht einfach Gehalt kürzen und das Ticket dafür einsetzen.
Gehaltsumwandlung geht auch hier nicht
NUMMER 3: DER GUTE ALTE DRAHTESEL
Jetzt wird es richtig interessant.
Ein betriebliches Fahrrad und auch ein E-Bike kann unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und SV-frei zur privaten Nutzung überlassen werden.
Das heißt, der Mitarbeiter fährt damit zur Arbeit, aber eben auch zum Supermarkt, am Wochenende, zum Sport, in den Urlaub oder einfach durch die Gegend.
Und genau deshalb sind gerade oft ja doch teurere E-Bikes als Benefit für viele Arbeitnehmer extrem attraktiv.
Aber auch hier gilt: Die konkrete Vertragsgestaltung entscheidet, es funktioniert nur, wenn das Fahrrad aufs bestehende Gehalt on top kommt.
In dem Fall ist aber auch eine Gehaltsumwandlung verhältnismäßig günstig, da die Privatnutzung hier nur mit 0,25 % des Bruttolistenpreises versteuert werden muss.
Achtung: Nicht jedes Fahrrad-Zubehör ist automatisch mit umfasst.
Fest verbautes Fahrradzubehör geht, aber persönliche Ausrüstung nicht.
NUMMER 4: GESUNDHEITSFÖRDERUNG
Die betriebliche Gesundheitsförderung unterschätzen viele Arbeitgeber.
Bis zu 600 Euro pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr können unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und abgabenfrei sein.
Dazu können beispielsweise bestimmte zertifizierte Präventionsmaßnahmen im Rahmen von Bewegung, Ernährung, Stressbewältigung, Suchtprävention und einem generell gesundheitsförderlichen Lebensstil zählen.
Zertifiziert heißt aber: Nicht jedes Fitnessstudio-Abo ist drin.
Die Anbieter werben aber in der Regel auch mit solchen Zertifizierungen, sodass relativ leicht rauszufinden sein sollte, ob eine Leistung unter diese Befreiung fallen könnte oder nicht.
NUMMER 5: FÜR ELTERN BESONDERS STARK: KINDERBETREUUNGSKOSTEN
Unserer Meinung nach einer der wertvollsten Benefits überhaupt – zumindest für Mitarbeiter mit kleinen Kindern.
Arbeitgeber können Kosten für die Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen steuer- und SV-frei übernehmen.
Und hier gibt es grundsätzlich keine pauschale Grenze.
Hier geht also richtig viel, denn je nach Wohnort können das schon mal mehrere hundert Euro pro Monat sein.
Dann ist ein entsprechender Arbeitgeberzuschuss für diese Mitarbeiter natürlich wertvoller als ein paar hundert Euro zusätzliches Bruttogehalt, von dem nur ein Bruchteil auf dem Konto landet.
Aber Achtung: Wenn die Kindergartenbeiträge wegfallen, kann das Gehalt nicht einfach um denselben Betrag erhöht werden, denn dann war es ja eigentlich doch eine Gehaltsumwandlung, die auch hier nicht möglich ist.
Das sollten beide Seiten unbedingt im Hinterkopf behalten.
NUMMER 6: HANDY, LAPTOP UND ANDERE TECHNIK
Die private Nutzung betrieblicher sogenannter “Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte” ist in der Regel auch steuer- und SV-frei.
Dazu können beispielsweise gehören: Laptop, Smartphone, Tablet, Monitore, Drucker, Router und weiteres Zubehör.
Spannend ist, dass sogar irrelevant ist, wie hoch der private Nutzungsanteil ist.
Das BMF nennt ausdrücklich auch Geräte, die der Arbeitnehmer zu Hause nutzt: Bundesministerium der Finanzen
Das heißt:
Du kannst deinem Mitarbeiter beispielsweise einen Firmenlaptop geben und ihm erlauben, ihn auch privat zu nutzen.
Für viele, die heutzutage nur noch selten einen PC brauchen, weil sie eigentlich alles am Handy erledigen, kann das eine super Sache sein.
NUMMER 7: ZWAR NICHT SOFORT MEHR NETTO, ABER FÜR SPÄTER VIELLEICHT SINNVOLL – DIE BAV
Dieser Benefit funktioniert tatsächlich ein bisschen anders als der Rest.
Beiträge zu bestimmten Formen der betrieblichen Altersversorgung können nach § 3 Nummer 63 EStG bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei sein.
2026 liegt die Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung bei 101.400 Euro jährlich.
8 Prozent davon können steuerfrei sein, also 8.112 Euro pro Jahr.
Aber: Steuerfrei heißt hier nicht auch gleich sozialversicherungsfrei.
Für die Sozialversicherung ist der beitragsfreie Rahmen grundsätzlich auf 4 Prozent der BBG begrenzt – 2026 also 4.056 Euro.
Und genau deshalb muss man bei einer bAV immer genauer hinschauen.
Außerdem ist die bAV auch als Entgeltumwandlung möglich, wobei der Arbeitgeber in dem Fall mindestens 15 % des umgewandelten Betrags dazuschießen muss.
NUMMER 8: NOTFALLBETREUUNG
Noch eine eher unbekannte Möglichkeit:
Wegen § 3 Nummer 34a EStG kann der Arbeitgeber bis zu 600 Euro pro Jahr für die kurzfristige Betreuung von Kindern unter 14 oder pflegebedürftigen Angehörigen steuerfrei übernehmen.
Das ist vor allem dann interessant, wenn Mitarbeiter kurzfristig Betreuung organisieren müssen, weil beispielsweise beruflich etwas Unvorhergesehenes passiert.
Damit kann man als Arbeitgeber wirklich konkrete Probleme von Mitarbeitern lösen und genau das sind die Dinge, die Mitarbeiter wirklich wertschätzen.
Auch das geht nur zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn, aber alles andere macht in dem Fall ja auch wenig Sinn.
NUMMER 9: MITARBEITERRABATTE
Wenn Dein Unternehmen eigene Produkte oder Dienstleistungen verkauft, kann außerdem der sogenannte Belegschaftsrabatt interessant sein.
Dabei werden vom normalen Preis 4 % abgezogen und der Wert mit dem verglichen, was der Mitarbeiter zahlt.
Die Differenz gilt als Vorteil des Mitarbeiters.
Und genau der ist bis zu einem Betrag von 1.080 Euro pro Jahr steuer- und abgabenfrei.
Aber Achtung: Tapp nicht in die Falle, jetzt alle Deine Mitarbeiter mit 10 Benefits zuzuschmeißen.
DAS „BENEFIT-BUFFET“
Stell Dir ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitern vor.
Mitarbeiter A: 35 Jahre, keine Kinder, fährt jeden Tag mit dem Auto.
Mitarbeiter B: 32 Jahre, zwei kleine Kinder.
Mitarbeiter C: 25 Jahre, fährt täglich mit der Bahn.
Mitarbeiter D: 45 Jahre, interessiert sich stark für Altersvorsorge.
Wenn du allen exakt dasselbe gibst, ist das vielleicht einfach.
Aber es ist nicht unbedingt optimal.
Denn:
Für Mitarbeiter A kann ein E-Bike uninteressant sein.
Für Mitarbeiter B kann ein Kita-Zuschuss Gold wert sein.
Für Mitarbeiter C ist das Deutschlandticket interessant.
Für Mitarbeiter D vielleicht die betriebliche Altersvorsorge.
Und für fast alle kann ein Sachbezug interessant sein.
Deshalb kann man Benefits nicht als „ein Paket für alle“ denken, sondern vielleicht eher als “Benefit-Buffet”
Der Arbeitgeber definiert einen Rahmen.
Und innerhalb dieses Rahmens kann der Mitarbeiter – soweit steuerlich und organisatorisch möglich – aus verschiedenen Leistungen auswählen.
Das erhöht die wahrgenommene Wertigkeit enorm und spart gleichzeitig unnötige Kosten.
Der einzige Benefit, der wirklich für jeden Mitarbeiter Sinn macht, ist der 50 € Sachbezug und deshalb fangen damit auch die meisten an.
Der ist im Normalfall schön einfach und hat als Benefit wirklich viel mehr Wert für den Mitarbeiter als eine entsprechende Gehaltserhöhung, denn von 50 € brutto Erhöhung kommt nicht wirklich viel Geld auf dem Konto des Mitarbeiters an.
Wenn ich ihm dagegen einen Benefit gebe, der für ihn tatsächlich 50 Euro private Kosten ersetzt, kann er denken:
„Super – ich spare jeden Monat 50 Euro.“
Der Effekt fühlt sich komplett anders an.
Und genau deshalb sind Benefits nicht nur ein steuerliches Thema.
Sie sind auch ein Mitarbeiterbindungsinstrument.
ABER: BENEFITS ERSETZEN KEIN GUTES GEHALT
Wenn ein Mitarbeiter unterdurchschnittlich bezahlt wird, kannst du das nicht mit Obstkorb, Tankgutschein, Firmenhandy und Weihnachtsfeier wegdiskutieren.
Benefits sind eine Ergänzung.
Und gerade bei Fachkräften kann ein gutes Gesamtpaket aus Gehalt, Flexibilität, Benefits, Altersvorsorge und Entwicklungsmöglichkeiten deutlich attraktiver sein als ein isoliert maximiertes Bruttogehalt.
Wenn Du mehr solcher Themen sehen willst, findest Du in der Videobeschreibung auf YouTube eine ganze Playlist für Dich und dann solltest Du auch unbedingt ein Like da lassen und den Kanal abonnieren.
Bis dann!
Hinweis: Bei unseren Videos und Beiträgen handelt es sich nicht um steuerliche Beratung. Auch erheben unsere Videos und Beiträge keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wir formulieren hier einfach und verständlich, daher erheben wir auch keinen Anspruch auf steuerrechtlich vollkommen korrekte Begrifflichkeiten. Für steuerliche Beratung wendet euch bitte an euren Steuerberater.
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