Heute haben wir ein brandaktuelles Thema für euch, denn für die Kleinunternehmer unter euch hat sich zum 1.1.2025 so einiges geändert.
Aber vielleicht fangen wir erst mal damit an, wofür die Kleinunternehmer-Regelung überhaupt da ist und wofür nicht.
Denn viele verwechseln sie mit dem Begriff “Kleingewerbe”, den es im Steuerrecht so aber eigentlich gar nicht gibt.
Den Kleinunternehmer aber schon und der kommt aus § 19 Umsatzsteuergesetz.
Diese Regelung gibt es dafür, dass gerade Gründer und Leute, die vielleicht nur nebenberuflich ein bisschen was machen, nicht direkt den ganzen bürokratischen Aufwand von Umsatzsteuervoranmeldungen und so weiter haben.
Das gucken wir uns aber gleich noch mal genauer an.
Zuerst klären wir jetzt einmal, wer überhaupt Kleinunternehmer sein kann.
Um Kleinunternehmer sein zu können, müsst ihr erst mal gucken, ob ihr grundsätzlich überhaupt Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne seid.
Das seid ihr, wenn ihr gewerblich oder beruflich selbständig tätig seid.
Kryptisch oder?
Das bedeutet einfach, dass ihr etwas nachhaltig, also immer wieder, auf Dauer, tut und damit Einnahmen erzielen wollt.
Ob ihr auch Gewinne machen wollt, ist für die Umsatzsteuer total egal.
Umsatzsteuerliche Unternehmer müssen dann eben grundsätzlich Umsatzsteuer abführen, es sei denn sie werden davon befreit.
Genau das macht die Kleinunternehmer-Regelung, aber nur dann, wenn ihr im letzten Jahr maximal 25.000 € Umsatz gemacht habt und im aktuellen Jahr noch keine 100.000 € Umsatz gemacht habt.
Die Höhe dieser Grenzen ist seit 2025 neu, aber viel wichtiger noch ist, dass sich die Logik der Grenze für das aktuelle Jahr verändert hat.
Früher kam es nämlich darauf an, ob man am 1.1. des aktuellen Jahres erwartet hat, die Grenze – da waren es noch 50.000 € zu reißen.
Konnte man damit am 1.1. des Jahres nicht rechnen, durfte man für das ganze Jahr die Kleinunternehmer-Regelung nutzen, selbst wenn man dann unerwartet doch über 50.000 € Umsatz kam.
Erst ab dem Jahr danach durfte man dann eben kein Kleinunternehmer mehr sein, weil damit die Vorjahresgrenze gerissen wurde.
Die neue 100.000 € Grenze funktioniert aber so, dass ihr ab dem Umsatz, mit dem ihr die 100.000 € unterjährig überschreitet sofort kein Kleinunternehmer mehr sein dürft.
Ihr müsst dann also sowohl den Umsatz, mit dem ihr die Grenze reißt, als auch alle weiteren Umsätze des Jahres wie ein “normaler” umsatzsteuerlicher Unternehmer der Umsatzsteuer unterwerfen und die ans Finanzamt abführen.
Heißt: Ihr müsst jetzt unterjährig höllisch aufpassen, wenn ihr euch den 100.000 € Umsatz nähert, damit ihr die Rechnungen dann richtig ausstellt und daran denkt, dass ihr jetzt auch Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben müsst.
Wem das schon zu stressig klingt: Ihr müsst aber auch kein Kleinunternehmer sein.
Ihr könnt auch freiwillig auf die Regelung verzichten.
Es gibt mehrere Gründe, warum das sinnvoll sein kann, aber seit dieser neuen Logik gibt es einen weiteren.
Wenn ihr also zum Jahresanfang schon absehen könnt, dass ihr im kommenden Jahr die 100.000 € reißen werdet, könnt ihr einfach auf die Regelung verzichten, damit ihr da in keine Falle lauft.
Zeit für den Verzicht habt ihr zwar bis Ende Februar des übernächsten Jahres, aber der Verzicht gilt dann eben für das ganze Jahr, also ab dem 1.1.
Heißt also, wenn ihr am 1.11.2025 sagt, dass ihr für 2025 auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichten wollt, dann müsst ihr alle Rechnungen, die von Januar bis Oktober schon geschrieben wurden, korrigieren und das macht wenig Spaß.
Deshalb ist es immer besser, den Verzicht schon zu Anfang des Jahres zu erklären.
An den Verzicht seid ihr dann aber auch mindestens 5 Jahre gebunden, könnt solange also nicht wieder zur Kleinunternehmer-Regelung zurückwechseln.
Der Vollständigkeit halber müssen wir aber jetzt noch kurz erwähnen, dass mit “Umsatz” für die Grenzen nicht sämtliche denkbaren Umsätze gemeint sind.
Manche Sachen sind da ausgenommen.
Zum Beispiel der Verkauf von Anlagegegenständen.
Habt ihr euch also zum Beispiel einen PC für euer Unternehmen gekauft und verkauft diesen wieder, um euch einen besseren zu kaufen, zählt die Einnahme aus dem Verkauf nicht dazu.
Auch bestimmte steuerfreie Umsätze fallen raus, aber das alles genau aufzulisten, würde die Sache viel zu kompliziert machen.
Wir wollten nur, dass ihr das einmal gehört habt und euch dann im Zweifel ein bisschen genauer einlesen könnt, wenn ihr nicht nur “stinknormale” inländische Standardumsätze macht.
Übrigens müssen jetzt die Vorjahresumsätze auch nicht mehr aufs ganze Jahr hochgerechnet werden, wenn ihr unterjährig gegründet habt.
Also gilt die 25.000 € Grenze auch dann für euch, wenn ihr erst im August des Vorjahrs gegründet habt.
Und auch noch wichtige Side Note: Die Kleinunternehmer-Regelung beantragt ihr bei eurer Gründung innerhalb des steuerlichen Erfassungsbogens.
Wenn ihr bei Gründung auf die Regelung verzichtet habt und nach Ablauf der fünfjährigen Bindungsfrist wieder Kleinunternehmer werden wollt, beantragt ihr das einfach mit einem formlosen Schreiben ans Finanzamt.
Jetzt aber noch mal dazu, was genau eigentlich passiert durch die Kleinunternehmer-Regelung.
Ihr müsst dann keine Umsatzsteuer auf eure Umsätze abführen.
Gleichzeitig habt ihr aber auch kein Recht auf die Erstattung der Vorsteuer.
Damit das Ganze klappt, müsst ihr aber dann eure Rechnungen auch entsprechend schreiben.
Auf die müsst ihr dann nämlich erstens draufschreiben, dass ihr Kleinunternehmer seid.
Dafür gibt es so verschiedene Standardformulierungen.
Die sollte euch euer Rechnungsschreibungstool aber auch anbieten.
Und ja, ein Rechnungsschreibungstool braucht ihr, Word und Excel ist nicht!
Wenn ihr noch keins habt, schaut mal hier, da haben wir euch unseren Favoriten verlinkt.
Auf was ihr sonst noch so bei der Rechnungsschreibung achten müsst und warum ihr so ein Tool braucht, haben wir in unserem Buch genauer erklärt.
Zweitens dürft ihr dann auch wirklich keine Umsatzsteuer auf euren Rechnungen ausweisen.
Tut ihr das doch, müsst ihr die übrigens als sogenannte “fälschlicherweise ausgewiesene Umsatzsteuer” trotzdem ans Finanzamt abführen - nicht witzig!
Wir hatten ja am Anfang schon angeteasert, dass durch die Kleinunternehmer-Regelung auch die Umsatzsteuervoranmeldungen wegfallen.
Umsatzsteuervoranmeldungen sind monatliche oder vierteljährliche Erklärungen, die man beim Finanzamt über die eigenen Umsätze und Ausgaben abgeben muss.
Beziehungsweise viel eher über die abzuführende Umsatzsteuer auf die eigenen Umsätze und die Vorsteuer, die man vom Finanzamt aus Eingangsrechnungen erstattet bekommen möchte.
Kleinunternehmer müssen ja aber eben keine Umsatzsteuer auf ihre Umsätze abführen.
Gleichzeitig bekommen sie aber auch keine Vorsteuer vom Finanzamt erstattet.
Dadurch brauchen sie dann auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben.
Und hier haben wir jetzt auch eine etwas “neuere” Sache: Seit 2024 müssen Kleinunternehmer grundsätzlich auch keine Umsatzsteuerjahreserklärung mehr abgeben.
“Grundsätzlich” aber deswegen, weil sie es leider doch müssen, wenn sie Reverse Charge Leistungen beziehen – was Reverse Charge ist und wie das funktioniert, haben wir euch hier schon erklärt.
Das tun leider nur ziemlich viele Kleinunternehmer, denn ganz, ganz viele Tools, mit denen man so arbeitet, zum Beispiel für Videocalls, Terminbuchungen, Grafikerstellung und so weiter, sind solche Reverse Charge Leistungen, weil die Unternehmen eben nicht in Deutschland sitzen.
Das Gleiche gilt außerdem, wenn man sogenannte innergemeinschaftliche Erwerbe hat, die auch viele Kleinunternehmer haben dürften.
Denn wenn ihr zum Beispiel bei Amazon bestellt, kommen die Produkte eben ganz oft nicht aus Deutschland zu euch, sondern aus anderen EU-Ländern.
Hier müsst ihr übrigens überall unbedingt eure Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben, damit die Rechnungen dann richtig - nämlich ohne Umsatzsteuer – an euch ausgestellt werden.
Und dann müsst ihr eben die Umsatzsteuer darauf im Rahmen der Umsatzsteuerjahreserklärung erklären und bezahlen.
Zurück bekommt ihr als Kleinunternehmer die aber nicht, denn ihr habt ja kein Recht auf den Vorsteuerabzug.
Und da haben wir auch schon einen weiteren wichtigen Grund, vielleicht auf die Regelung zu verzichten.
Wenn ihr viele solcher Reverse Charge Leistungen bezieht oder viele innergemeinschaftliche Erwerbe habt, kann es für euch sinnvoll sein, freiwillig auf die Regelung zu verzichten.
Denn dann müsst ihr ja immer die Umsatzsteuer darauf abführen, aber bekommt die nicht als Vorsteuer wieder.
Das würdet ihr aber schon, wenn ihr kein Kleinunternehmer, sondern “normaler” Unternehmer wärt.
Dann würde euch das also nichts kosten.
Als Kleinunternehmer bleibt ihr aber auf dieser Umsatzsteuer sitzen, all diese Dinge sind also 19 % oder 7 % teurer für euch, je nachdem welcher Umsatzsteuersatz anfällt, meistens sind es aber die 19 %.
Außerdem solltet ihr euch Gedanken über eure Kunden machen.
Sind eure Kunden vor allem Unternehmer, ist es denen total egal, ob in den Rechnungen Umsatzsteuer ausgewiesen ist oder nicht.
Denn die Vorsteuer bekommen sie vom Finanzamt ja wieder erstattet.
Sind eure Kunden aber vor allem Privatpersonen, können die keine Vorsteuer ziehen.
Sie bekommen also vom Finanzamt nichts erstattet.
Seid ihr also zum Beispiel Coach für irgendwas und möchtet, dass ihr pro Stunde 100 € Umsatz raus habt, schreibt ihr als Kleinunternehmer eine Rechnung über 100 €, bekommt von eurem Kunden 100 € und müsst 0 € Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.
Seid ihr kein Kleinunternehmer, schreibt ihr eine Rechnung über 119 €, bekommt von eurem Kunden 119 € und müsst 19 € Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.
Der Privatkunde zahlt also 19 € extra.
Da könnte man jetzt auf die Idee kommen, deshalb Kleinunternehmer zu sein, um gerade am Anfang günstigere Preise anbieten zu können und so mehr Kunden zu gewinnen.
Haken dabei: Ihr bleibt hoffentlich nicht ewig Kleinunternehmer.
Reißt ihr die Grenzen und müsst deshalb dann jetzt wieder 19 € Umsatzsteuer abführen, habt ihr nur zwei Optionen:
Entweder ihr zieht die Preise um 19 € pro Stunde an, damit ihr nach wie vor 100 € behalten könnt oder lebt damit, dass für euch weniger übrig bleibt, weil ihr die Umsatzsteuer auch aus den 100 € bezahlen müsst.
Entweder sind also vielleicht eure Kunden nicht amused oder ihr.
Könnte also auch wieder ein Argument für den Verzicht sein.
Da gibt es aber kein grundsätzliches richtig oder falsch.
Wir wollen euch nur zeigen, dass die Kleinunternehmer-Regelung das Richtige für euch sein kann, aber nicht muss.
Hinweis: Bei unseren Videos und Beiträgen handelt es sich nicht um steuerliche Beratung. Auch erheben unsere Videos und Beiträge keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wir formulieren hier einfach und verständlich, daher erheben wir auch keinen Anspruch auf steuerrechtlich vollkommen korrekte Begrifflichkeiten. Für steuerliche Beratung wendet euch bitte an euren Steuerberater.
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